Mens kravene til virksomheder støt bliver højere styrter vi derudad for at følge med, snubler hen ad vejen og rejser os igen. Her er automatiseringen guld værd!
De fleste af os har rutineopgaver i vores arbejde. De der dødssyge opgaver, der bare aldrig nogensinde ender. Opgaverne kommer og går, men de vil altid komme tilbage. HELDIGVIS er der en løsning som vi faktisk kan bruge! Vi kan nemlig automatisere arbejdet en enkel gang, og dermed slippe for alt besværet.
I mange moderne virksomheder tales der om BPA, der står for Business Process Automation. BPA handler kort sagt om at man automatiserer de processer som kan køre ligeså godt af sig selv, eller måske endda bedre. Dermed slipper medarbejderne for at lave den samme opgave manuelt fra bunden hver evig eneste gang.
Når du automatiserer i din virksomhed skal det altså være opgaver og processer, som kan køre bedre ved at indføre automatiske systemer. Hvis automatiseringen derimod skaber mere forvirring, så skal du finde et bedre sted du kan bruge den.
Okay - du skal aftale et møde sammen med dine kollegaer, eller en samarbejdspartner i udlandet. Det lyder nemt, men når I går i gang bliver det et helvede! På e-mail skal I skrive ALT for mange gange frem og tilbage, bare for at finde en mulig dag, I er for mange til at koordinere og tage hensyn til, og det er både dyrt og besværligt at ringe ud af landet. Lyder det bekendt? Så skulle du måske tage et kig på Calendly.
Calendly er en super nem måde at aftale møder på og holde styr på dem samtidig. Du bestemmer reglerne for valg af mødet, du sender et link og så booker personen du har sendt linket til et tidspunkt. Bookingen bliver derefter automatisk oprettet i den kalender du har tilknyttet, og du kan endda få en ekstra påmindelse om aftalen, når den nærmer sig.
Ved at automatisere den måde du aftaler, opretter og husker aftaler på får du struktureret processen, men du sparer samtidig også tid på manuelt at skulle koordinere frem og tilbage, og endda at skrive hver enkel af aftalerne ned.
Laver du mange opslag på vegne af din virksomheds LinkedIn, Facebook og Instagram? Så ved du også at det er noget af tidsrøver! Men det er heldigvis tid du kan bruge meget bedre, ved at gøre processen bag mere effektiv. Du kan nemlig samle det hele på Buffer!
Buffer er det ultimative program til planlægning og offentliggørelse af indhold til SoMe. Det er dermed slut med manuelt at skulle slå indhold op på de sociale medier. Du kan tilknytte forskellige profiler og sider, og så kan du både lægge billeder og videoer op. Men det mest geniale ved Buffer er, at du kan skrive og planlægge opslagene på en gang.
Det betyder at du kan nøjes med blot en gang om måndeden, eller hver 2. måned med at lave opslagene forud. Du kan se variationer og sammenfald i dit indhold, og du kan kopiere et oplag til et andet mediet, så du får mere ud af det indhold du har produceret.
Apropos lang og besværlig kommunikation gennem e-mails, så er der selvfølgelig også lavet en smart løsning til dette! Når man skal holde kontakten med kollegaer, kan opgaverne og kommunikationen nemlig nemt drukne og det kan være svært at holde styr på flere fælles opgaver samtidig. Der er flere af dem på markedet, men en af de bedste er Trello.
Trello er specifikt lavet til projektstyring, men måden det er bygget op på har mange fordele, særligt hvis man er en større gruppe, der arbejder sammen om mange forskellige opgaver. Du kan nemlig oprette opgaver, tilføje personer, markere hvor langt du er i processen og sende en opgave videre til en kollega. Du kan også tagge og skrive beskeder og kommentarer til medlemmer, og du kan tilvælge at få besked på e-mail, hvis du vil være sikker på at få besked når du bliver tagget.
Mens lange e-mailkorrespondancer er hamrende besværlige, så bliver platforme som Messenger hurtigt enormt uprofessionelt. Derfor er Trello et super godt alternativ, hvor du nemt kan holde overblik over arbejdet og kommunikationen.
Sæt fokus på det der er allerbedst for jer at automatisere i din virksomhed!
