Hvordan automatiserer du en mail samtidig med, at den skal være personlig? Djævlen ligger i detaljen, når du skal sikre, at oplevelsen hos modtageren er god!
Det lyder umuligt. Men ja, du kan faktisk godt skrive en personlig, automatiseret mail, der ikke skriger langt væk af robot og lynhurtigt skaber følelsen hos modtageren af at: ‘jeg er fuldstændig ligefyldig for dig - du vil bare have mine penge’.. Du kan faktisk planlægge mailen sådan, at den hverken er eller føles som snyd og bedrag. Også selvom dit moralske kompas er yderst velfungerende.
Du kender muligvis allerede flettefunktionen i Outlook eller tilsvarende, hvor du sender én mail ud til en hel liste af modtagere. Fornavnet bliver skiftet ud, men ellers er mailen den samme. Ulempen ved denne metode er, at du hurtigt kommer til at sende mailen til personer, der ikke skal have den. Det er derfor super vigtigt, at du først segmenterer dine kontakter. Eller endnu bedre: Er du sælger eller tilsvarende med relation til kunder, er segmenter ofte ikke nok. For der kan være alle mulige og umulige grunde til, at du skal eller ikke skal sende den mail til netop dén person. Derfor er det en rigtig god idé at vælge ud, hvem der skal have mailen, og hvem der ikke skal. Og ja, du kan gøre det både smartere og hurtigere end at slide musearmen med en masse copy-paste bevægelser.
I Airtable kan du lave en checkbox, som du kan trykke på, og så via Zapier sende mailen afsted. Så kan du sidde og vælge ud helt ned til hver kunde, om du skal sende mailen til dem eller ej.
I rigtig mange automatiserede systemer er der ikke mulighed for at bruge dem til at sende personlige mails ud, men kun dem, der tydeligt gør opmærksom på, at de er autogenererede. Bruger du Airtable, kan du faktisk ændre formaterne, og du kan også fortælle systemet, at det skal indsætte småsætninger som ‘på mandag’ eller ‘i overmorgen’ ved specifikke lejligheder, hvor netop dén sætning giver mening.
Det gør det nu endelig muligt at sende automatiserede mails ud, som fremstår 100% personlige. De er det også, men der er bare ikke nogen, der i situationen har siddet og skrivet ‘på fredag d. 25.7.’, men systemet der har sammensat det. Du skal være ekstra opmærksom, når du sender automatiske mails ud og arbejder med datoer, ugedage osv., fordi det hurtigt kan gå galt.
Når du arbejder med personlige, automatiserede e-mails er det en rigtig god idé i starten (og i nogle tilfælde hver gang) at sende mailen til dig selv først, så du evt. lige kan rette den til, inden den bliver sendt afsted til din kunde.
Èn ting er opsætningen. En anden ting er selve din mail. Den skal være delikat, føles intuitiv og tilpasses præcis til dig og den måde, dit arbejde fungerer på. Ellers fungerer det ikke. Vi mennesker har en næse for robotter. Og vi kan ikke lide dem, hvis vi forventer og ønsker et menneske i den anden ende. Sandheden er, at du ER i den anden ende, og MEGET gerne vil have svar. Derfor er det yderst vigtigt, at du skruer ørerne godt på nu, spidser blyanten og tager noter. Er du klar?
Du må for alt i verden undgå fristelsen af at skrive for lange mails!!! Det kommer sikkert snigende, når du sidder med den. Du har god tid. Du skal jo kun skrive den én gang! Så kan du proppe alle de gode argumenter ind, alle detaljerne og hele molevitten. Men lad være. Ingen læser lange mails mere.
Er du interesseret i, hvordan du kan automatisere andre opgaver som sælger, kan vi anbefale dig at læse artiklen: 'Sådan kan du automatisere mødeindkaldelsen'.
Lad være med at skriv mere end et par linjer, og lad for guds skyld være med at sende den en tur til korrekturlæsning. Gør det kort. Ind til benet. Og ultrapræcist. Sådan! Dér får du dine svar.
